Logiciel de gestion de la maintenance de flotte : comment gérer les véhicules avec un logiciel EAM
Découvrez comment un logiciel EAM facilite la gestion de la maintenance de flotte, des ordres de travail, des inspections, des coûts et de l’historique d’entretien.
Ce que vous apprendrez dans cet article :
Gérez vos véhicules comme des actifs d'entreprise grâce à gestion des actifs d'entreprise (EAM) et à la gestion gestion des actifs d'entreprise (EAM)
Établissez des calendriers de maintenance préventive de la flotte en fonction du kilométrage, des heures moteur, du temps écoulé et des résultats d’inspection
Utilisez la gestion des ordres de travail pour suivre les réparations, la main-d’œuvre, les pièces et l’historique d’entretien des véhicules
Améliorez le suivi de la maintenance de la flotte grâce à la télématique et aux données du compteur kilométrique
Suivez les coûts de maintenance par véhicule, par catégorie d’actifs et par centre de coûts
Gérez les inspections, la documentation et le suivi de la conformité de la maintenance de la flotte
Intégrez la gestion des actifs de la flotte aux systèmes de gestion des stocks, d’achats, d’ERP et de production de rapports
La gestion d'un parc automobile et celle des engins lourds utilisés dans le secteur pétrolier et gazier reposent sur les mêmes principes fondamentaux. Dans les deux cas, il est nécessaire de considérer les véhicules et les engins mobiles comme des actifs de l'entreprise.
Cependant, les informations relatives à la maintenance sont souvent dispersées entre des tableurs, des formulaires d'inspection papier, des systèmes comptables et divers outils de gestion de flotte. Il est donc difficile de suivre l'historique d'entretien, les interventions de maintenance à venir, les coûts de réparation, les exigences de conformité et les ordres de travail en cours pour l'ensemble de la flotte.
Les logiciels de gestion de la maintenance de flotte aident les organisations à centraliser les dossiers des véhicules, l’historique d’entretien, les inspections, les ordres de travail et les données sur les coûts afin que les équipes puissent réduire les temps d’arrêt et maîtriser les dépenses de maintenance. Lorsqu’elles s’appuient sur un système EAM, les organisations peuvent gérer chaque véhicule tout au long de son cycle de vie et relier les activités de maintenance aux données sur les pièces, la main-d’œuvre, les achats et les finances.
Dans cet article, vous découvrirez des étapes techniques et concrètes pour mettre en œuvre un système EAM de gestion d’une flotte de véhicules, ainsi que des exemples, des configurations sur le terrain et des flux de travail que vous pourrez appliquer.
Pourquoi les véhicules d’une flotte devraient être gérés comme des actifs d’entreprise
Le fait de considérer les véhicules comme des actifs de l'entreprise permet de disposer d'une source unique et fiable d'informations concernant leur configuration, leur localisation, leur historique d'entretien, leurs garanties et leurs données financières. Cela améliore la planification de la maintenance, la visibilité sur les coûts, la prise de décision et la traçabilité.
Modèle d'actifs : Définissez une classe d’actifs de premier niveau appelée « Véhicule de flotte », avec des types comme camion, fourgonnette, voiture, remorque et équipement lourd.
Exemple de hiérarchie des actifs : Flotte > Véhicule identifié par son numéro d’identification (VIN) > Sous-système, comme un moteur ou une transmission > Composant nécessitant une maintenance.
Les articles tels que les plaquettes de frein, les filtres et les liquides sont généralement gérés comme des pièces en stock plutôt que comme des actifs individuels. Un sous-système ou un composant ne devrait normalement disposer de sa propre fiche d'actif que lorsque l'organisation a besoin de suivre son historique d'entretien, son numéro de série, sa garantie, son coût ou ses données de défaillance de manière indépendante.
Champs obligatoires relatifs aux actifs : VIN, registration number, license expiry, odometer, engine hours, purchase date, depreciation method, location, custodian, warranty terms, and lifecycle status.
Conseil de configuration : Utilisez un identifiant unique pour chaque actif, comme le numéro d’identification du véhicule (VIN) ou une étiquette d’inventaire de l’entreprise. Limitez les modifications apportées aux champs historiques, comme la date d’achat et le coût d’origine, afin de préserver l’intégrité des données.
Comment structurer les relations et les configurations des actifs dans un logiciel EAM
Créez des relations parent-enfant et associez une nomenclature configurable à chaque catégorie de véhicule. Les interventions d’entretien, la consommation de pièces, la main-d’œuvre et les coûts peuvent ensuite être consolidés dans la fiche du véhicule parent.
Suivez les étapes suivantes :
Créez des modèles d’actifs pour chaque catégorie de véhicule, comprenant des tâches de maintenance préventive par défaut et des listes de pièces.
Associez une nomenclature aux ensembles courants, comme les ensembles de freins et les jeux de filtres.
Utilisez la gestion de la configuration pour consigner les modifications, comme les modernisations ou les remplacements de moteurs, ainsi que leur date d’entrée en vigueur.
Appliquer des états du cycle de vie tels que « actif », « en veille », « hors service » et « retiré du service ».
Utilisez des règles de gestion pour limiter la planification ou les dépenses associées aux véhicules retirés ou désaffectés.
| Champ | Description |
|---|---|
| Identifiant de l’actif | Numéro d’identification du véhicule (VIN) ou étiquette d’actif de l’entreprise |
| Classe d’actifs | Camion, fourgonnette, voiture, remorque ou équipement lourd |
| Compteur kilométrique | Lecture actuelle ou dernière lecture validée |
| Heures moteur | Lecture actuelle, si disponible |
| Emplacement | Établissement, région d’exploitation ou chauffeur assigné |
| Statut | En service, en attente, hors service ou retiré |
| Échéance de la garantie | Date de fin de la garantie |
| Centre de coûts | Affectation financière ou au grand livre général |
Comment établir des calendriers de maintenance préventive pour les véhicules d’une flotte
La maintenance préventive s’appuie sur le kilométrage, les heures moteur, les intervalles calendaires et les résultats d’inspection pour aider les équipes à effectuer l’entretien au bon moment et à mieux prévoir les coûts.
Les déclencheurs courants de maintenance préventive comprennent :
Selon le kilométrage, par exemple tous les 7 500 milles
Selon les heures moteur, par exemple toutes les 500 heures
Selon un intervalle de temps, par exemple tous les six mois
Selon les résultats d’inspection, lorsqu’un résultat non conforme nécessite une intervention corrective
Selon l’état de l’équipement, lorsqu’une mesure ou un code d’anomalie dépasse un seuil défini
Une intervention d’entretien peut être déclenchée par plusieurs facteurs. Par exemple, une vidange d’huile peut être requise tous les 7 500 milles ou tous les 180 jours, selon la première éventualité.
Une fiche de tâche de maintenance préventive peut comprendre l’identifiant de la tâche, le type de déclencheur, l’intervalle, les compétences requises, le nombre estimé d’heures de travail, la liste des pièces, les consignes de sécurité, les outils requis et la liste de contrôle de fin d’intervention.
Étapes à suivre pour créer un programme de maintenance préventive de la flotte :
Répertoriez tous les systèmes de véhicules pouvant faire l’objet d’un entretien et associez-les aux modèles d’actifs appropriés.
Définissez les déclencheurs de maintenance préventive pour les interventions comme les vidanges d’huile, le remplacement des filtres, la permutation des pneus et l’inspection des freins.
Attribuez le temps de travail estimé et les pièces couramment requises à partir du catalogue de pièces.
Définissez la priorité des tâches, les plages de planification et les tolérances de retard.
Activez la création automatique d’un ordre de travail lorsqu’un déclencheur est atteint.
Examinez régulièrement les résultats de la maintenance préventive et ajustez les intervalles selon les conditions d’exploitation et l’historique des défaillances.
| Déclencheur de planification de la maintenance préventive | Intervalle | Tâches courantes | Temps de travail estimé | Pièces |
|---|---|---|---|---|
| Vidange d’huile | 7 500 miles ou 180 jours | Vidanger l’huile, remplacer le filtre et effectuer une inspection complète | 1 h 30 | Huile et filtre |
| Inspection des freins | 15 000 miles | Vérifier l'usure des plaquettes et mesurer les disques de frein | 2 heures | Plaquettes, au besoin |
| Entretien de la transmission | 60 000 miles | Remplacer le liquide de transmission et le filtre | 3 heures | Liquide de transmission et filtre |
Comment intégrer la maintenance préventive aux données télématiques et aux relevés du compteur kilométrique
Pour automatiser les déclencheurs de maintenance préventive, transmettez les relevés du compteur kilométrique et des heures moteur des systèmes télématiques vers le logiciel EAM. Le système peut ensuite créer ou mettre en file d’attente des ordres de travail sans dépendre entièrement de la saisie manuelle des relevés.
Les étapes d’intégration comprennent :
Associez l’identifiant télématique de chaque actif à l’identifiant correspondant dans le logiciel EAM.
Définissez la fréquence de mise à jour selon les besoins opérationnels, par exemple toutes les heures ou une fois par jour.
Transférez les données comme le kilométrage, les heures moteur, l’emplacement et les codes d’anomalie.
Définissez des règles de seuil pour mettre en file d’attente les interventions de maintenance préventive ou signaler les exceptions, par exemple un entretien en retard de plus de 500 milles.
Rapprochez les relevés télématiques des relevés manuels et des fiches d’entretien terminées.
Ajoutez des règles de validation pour repérer les relevés en double, les diminutions inattendues, les remises à zéro du compteur kilométrique et les données manquantes.
Comment la gestion des ordres de travail améliore le suivi des réparations et la responsabilisation des techniciens
Un cycle de vie structuré des ordres de travail assure la saisie des données obligatoires, achemine les approbations et consigne la main-d’œuvre et les pièces utilisées pour chaque réparation. Chaque ordre de travail terminé est également ajouté à l’historique d’entretien du véhicule, ce qui fournit aux équipes un dossier complet des défaillances, des réparations, des inspections et des coûts.
Le cycle de vie recommandé d’un ordre de travail comprend :
Demande ou notification
Planifié
En cours
En attente de pièces
Terminé
Clôturé ou validé
Les principaux champs d’un ordre de travail peuvent comprendre l’identifiant de l’ordre de travail, le véhicule associé, le demandeur, la date de la demande, la date prévue, la priorité, la description du problème, le code de défaillance, le technicien affecté, le fournisseur, le statut de la garantie, la main-d’œuvre estimée, la liste des pièces, la main-d’œuvre réelle, les horodatages des changements de statut, les pièces jointes, le récapitulatif des coûts et les notes de clôture.
Un flux de travail concret peut comprendre :
Création automatique : les calendriers de maintenance préventive, les résultats d’inspection non conformes ou les alertes télématiques génèrent des ordres de travail.
Répartition : un répartiteur établit la priorité et affecte un technicien possédant les compétences requises.
Exécution mobile : les techniciens consignent leurs heures de travail, lisent les codes-barres des pièces, consultent l’historique d’entretien et prennent des photos à partir d’un appareil mobile.
Vérification : un responsable valide les détails de l’intervention terminée, les coûts et les résultats d’inspection requis.
Comptabilisation : les coûts approuvés sont transmis au système ERP ou au système comptable, au besoin.
Afin d’améliorer la traçabilité du travail des techniciens et la qualité des données :
Exigez que les techniciens lisent les codes-barres des pièces et consignent les numéros de série des composants de remplacement sérialisés.
Consignez les heures de début et de fin au moyen de l’application mobile.
Exigez des notes de clôture, des codes de défaillance et des listes de contrôle dûment remplies.
Effectuez une inspection après réparation avant de clôturer les ordres de travail désignés.
Comment mettre en place le suivi des coûts et la production de rapports pour les actifs de votre flotte?
Une fois les travaux de maintenance liés à chaque véhicule, les équipes peuvent mieux comprendre le coût réel de la flotte. Consignez les coûts au niveau de chaque transaction, notamment les pièces, la main-d’œuvre, les services externes et les temps d’arrêt, puis attribuez-les aux actifs, aux centres de coûts et aux codes du grand livre appropriés. Cela permet de produire des rapports plus fiables sur les coûts du cycle de vie et aide les équipes à comparer les dépenses entre les véhicules et les catégories d’actifs.
Les coûts de carburant, d’amortissement et d’exploitation peuvent également être associés au véhicule afin de soutenir l’analyse du coût total de possession, mais ils doivent demeurer distincts des dépenses directes de maintenance.
Les étapes de mise en place du suivi des coûts de la flotte comprennent :
Définissez les catégories de coûts, notamment les pièces, la main-d’œuvre de maintenance interne, les réparations externes, le carburant, les frais généraux et l’amortissement.
Séparez les coûts directs de maintenance des coûts plus généraux d’exploitation et de possession.
Associez les pièces en stock aux comptes financiers et aux coûts unitaires actuels.
Exigez que les ordres de travail consignent le temps de main-d’œuvre et les pièces utilisées.
Reliez les bons de commande et les factures des fournisseurs au véhicule et à l’ordre de travail appropriés.
Comptabilisez les transactions approuvées dans le système ERP ou comptable en y incluant la référence de l’actif correspondant au véhicule.
Créez des rapports sur le coût de maintenance par mille, le coût total de possession, le coût du cycle de vie par véhicule et les coûts par catégorie d’actifs.
| Champ | Objectif |
|---|---|
| bon de travail | Lie les dépenses à une activité de maintenance |
| Identifiant de l’actif | Affecte le coût à un véhicule spécifique |
| Identifiant de la pièce | Enregistre le coût et la quantité des pièces |
| Heures de main-d’œuvre | Calcule le coût de la main-d’œuvre interne |
| Bon de commande de services externes | Enregistre les réparations sous-traitées |
| temps d'arrêt | Suit l’impact opérationnel |
| Stratégie en matière de coûts | Distingue les coûts de maintenance, d’exploitation et de possession |
Voici quelques exemples d’indicateurs clés de performance (KPI) :
Coût de maintenance par mille = Coût total de maintenance ÷ Nombre total de milles parcourus
Taux de conformité à la maintenance préventive = Tâches de maintenance préventive effectuées à temps ÷ Tâches de maintenance préventive planifiées
Temps moyen de réparation
Temps moyen entre deux pannes
Coût de maintenance par véhicule
Coût de maintenance par catégorie de véhicule
Pourcentage des travaux effectués par des fournisseurs externes
Comment répartir les frais généraux et les amortissements dans les modèles de coûts de flotte
Les coûts directs de maintenance ne représentent qu’une partie du coût total de possession et d’exploitation d’une flotte. Pour établir un modèle de coûts plus complet, utilisez les règles de répartition du logiciel EAM ou du système ERP afin d’imputer les frais généraux en fonction des heures de main-d’œuvre, des coûts des ordres de travail, de la catégorie de véhicule ou d’une autre méthode approuvée. Les fiches des véhicules peuvent également être liées aux calendriers d’amortissement tenus dans le système financier.
Créez des formules de répartition par centre de coûts ou par catégorie de véhicule.
Consignez la date de début et la méthode d’amortissement dans les données financières de référence.
Maintenez l’amortissement séparé des dépenses directes de maintenance.
Incluez l’amortissement et les frais généraux dans les rapports sur le coût total de possession, au besoin.
Comment gérer les inspections et le suivi de la conformité
La gestion des inspections est simplifiée lorsque les calendriers, les formulaires, les résultats et les actions de suivi sont associés au dossier du véhicule. Configurez des modèles d’inspection, des workflows récurrents, des alertes et la gestion des exceptions pour aider vos équipes à réaliser et à documenter les inspections requises. Les éléments d’inspection non conformes peuvent générer automatiquement des ordres de travail correctifs et rester associés à l’historique d’entretien du véhicule.
Un processus d'inspection peut comprendre :
Création d'un modèle : définissez les champs de la liste de contrôle, les plages de valeurs acceptables, les critères de réussite ou d'échec, les photos obligatoires et les signatures.
Planification : programmez des inspections récurrentes en fonction de la durée, du kilométrage, du type de véhicule ou des exigences d'exploitation.
Exécution : un technicien ou un chauffeur effectue l’inspection à l’aide d’un appareil mobile.
Action corrective : les éléments non conformes génèrent automatiquement des ordres de travail correctifs ou entraînent leur recommandation.
Vérification : les responsables valident les résultats des inspections et les travaux de suivi.
Rapports : les comptes rendus d'inspection, les pistes d'audit, les pièces jointes et les mesures correctives restent accessibles pour les examens internes et les audits réglementaires.
Parmi les champs d’inspection figurent notamment l’identifiant de l’inspection, l’identifiant du véhicule, le nom de l’inspecteur, la date et l’heure, les éléments de la liste de contrôle, les mesures, les photos, les signatures et l’identifiant de l’ordre de travail de suivi.
Le logiciel EAM peut également assurer le suivi des dates d’expiration et envoyer des rappels pour les immatriculations, les licences, les permis, les garanties et les certifications obligatoires. Les règles d’inspection et de conservation doivent être configurées selon le type de véhicule, le lieu d’exploitation et les exigences applicables.
Intégrations et rapports à prévoir pour la gestion de flotte avec un logiciel EAM
La gestion de flotte avec un logiciel EAM peut nécessiter des intégrations avec les systèmes télématiques, les systèmes de cartes de carburant, la gestion des stocks de pièces, les achats, le système ERP et les systèmes de gestion des effectifs. Ces connexions réduisent la saisie en double et aident les équipes à obtenir une vue plus complète de la disponibilité des véhicules, des coûts de maintenance et de l’état de conformité.
Parmi les intégrations proposées, on peut citer :
Télématique et systèmes de localisation automatique des véhicules : kilométrage, heures de fonctionnement du moteur, positions géographiques et codes d'erreur
Gestion du carburant : coûts du carburant, consommation et analyse du coût au kilomètre
Stock de pièces et approvisionnement : disponibilité des stocks, achats et délais de livraison des fournisseurs
ERP ou comptabilité : écritures comptables, bons de commande, centres de coûts et amortissements
Systèmes de gestion des effectifs : qualifications et certifications des techniciens, calendriers et quarts de travail
Les rapports et tableaux de bord principaux peuvent inclure :
Disponibilité et utilisation des véhicules par site
Conformité à la maintenance préventive et entretiens en retard
Arriéré des ordres de travail par priorité et par technicien
Dépenses d'entretien par véhicule, catégorie et centre de coûts
Utilisation des pièces et rotation des stocks
Historique des réparations par véhicule
État des inspections et de la conformité
Analyse du cycle de vie des véhicules et du coût de remplacement
Pratiques essentielles en matière de gouvernance et de qualité des données
La mise en place de champs standardisés, de règles de validation et d'audits réguliers des données est essentielle pour garantir la fiabilité des données relatives au parc et à la maintenance.
Les pratiques en matière de gouvernance des données comprennent :
Champs obligatoires dans les fiches des véhicules et les formulaires d’ordre de travail
Identifiants uniques des véhicules et règles de dénomination normalisées
Validation des numéros d'identification des véhicules (VIN), des relevés de compteurs, des dates et des statuts du cycle de vie
Nettoyage périodique des données visant à éliminer les enregistrements en double et les emplacements obsolètes
Contrôles d'accès basés sur les rôles et seuils d'approbation
Journaux d’audit des modifications apportées aux champs importants liés aux véhicules, aux coûts et à la maintenance
Mettez en place un système de maintenance de flotte plus fiable grâce à TAG Mobi
TAG Mobi regroupe les dossiers des véhicules, la maintenance préventive, les ordres de travail, les pièces, la main-d’œuvre, les inspections et les coûts sur une seule plateforme EAM. Les équipes de maintenance obtiennent ainsi une meilleure visibilité sur leur flotte tout en remplaçant les feuilles de calcul et les systèmes de maintenance déconnectés.
Comme TAG Mobi est intégré à Microsoft Dynamics 365 Business Central, les données de maintenance et les données financières restent connectées. Cela aide les équipes à réduire les interventions d’entretien manquées, à repérer les véhicules les plus coûteux à entretenir et à prendre de meilleures décisions quant à leur réparation ou à leur remplacement.
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FAQ
Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de la maintenance d'une flotte?
Un logiciel de gestion de la maintenance de flotte est un système qui gère les dossiers des véhicules, les calendriers de maintenance préventive, les ordres de travail, l’historique d’entretien, l’utilisation des pièces, les inspections et les coûts de maintenance de l’ensemble de la flotte. Il centralise les renseignements de maintenance et aide les équipes à planifier et à documenter les travaux de façon plus uniforme.
Comment un logiciel EAM facilite-t-il le suivi de la conformité de la maintenance d’une flotte?
Un logiciel EAM facilite le suivi de la conformité en planifiant les inspections, en conservant les formulaires remplis et les documents, en enregistrant les signatures, en suivant les dates d’expiration et en créant des ordres de travail correctifs pour les éléments non conformes. Ces dossiers fournissent un historique traçable pour les examens internes et les audits.
Comment pouvez-vous suivre les ordres de travail et l'historique d'entretien de votre flotte?
Chaque ordre de travail doit être associé à une fiche d’actif unique du véhicule. Lorsque les techniciens terminent l’ordre de travail, les renseignements sur la main-d’œuvre, les pièces, les défaillances, les photos, les coûts et les notes de clôture sont ajoutés à l’historique d’entretien du véhicule.
